ديمون زاهاريادس در کتاب فرمول برنامه‌ريزي: راهنمايي براي ايجاد فهرست‌هاي کاري، به شما نشان مي‌دهد که چگونه کارهايتان را مديريت کنيد و برنامه‌هايي بنويسيد که کمک کنند مهم‌ترين کارتان را به انجام برسانيد. اين تک مهارت منجر خواهد شد تا بيشتر استرس‌تان از بين برود.
ميليون‌ها نفر از برنامه‌هايي استفاده مي‌کنند که منجر به ناکامي‌شان مي‌شود. آن‌ها هرچقدر هم که سخت‌کوش باشند، در پايان هر روز، فهرست بلند بالايي از کارها و وظايف ناتمام برايشان باقي مي‌ماند.
احتمالا بر حسب تجربه با اين موضوع برخورد کرده باشيد. اگر شما هم مانند بيشتر مردم برنامه‌ريزي مي‌کنيد، برنامه‌هايتان مطمئنا کار خود را به درستي انجام نمي‌دهند. در نتيجه روحيه خود را از دست داده و عصبي مي‌شويد. خبر خوب اين است که راه‌حل ساده‌اي وجود دارد: به کارگيري رويکردي که به طور منحصر به فردي براي کمک به ساماندهي، مديريت، و انجام به موقع تمام کارها و مسؤليت‌هايتان، طراحي شده است.
کتاب فرمول برنامه‌ريزي (To do list formula) از پرفروش‌ترين کتاب‌هاي آمازون در حوزه مديريت زمان و استرس، تنها راهنماي مورد نيازتان جهت ايجاد يک سيستم مديريت وظيفه‌ي شخصي مؤثر است.
در کتاب فرمول برنامه‌ريزي، مي‌خوانيد: (To do list formula)
- 8 دليل اينکه چرا در انجام فهرست کارهاي روزانه‌ي خود شکست مي‌خوريد.
- 10 مورد از مشهورترين سيستم‌هاي برنامه‌ريزي (و نقاط ضعف آن‌ها).
- آموزش قدم به قدم ايجاد يک برنامه‌ي کامل.
- چگونگي حفظ سيستم برنامه‌ريزي خود.
- نقاط قوت و نقاط ضعف برنامه‌هاي کاغذي و آنلاين.
- طرز کار فهرست‌هاي برنامه‌ريزي و تقويم‌ها در کنار هم.
فهرست کارها يکي از ساده‌ترين سيستم‌هاي مديريت وظيفه روزانه‌اي است که امروزه مورد استفاده قرار مي‌گيرد. با اين حال همچنان ميليون‌ها نفر را نااميد مي‌کند. شايد شما هم يکي از آن‌ها باشيد.
اولا، اين مسئله تقصير شما نيست. افراد معدودي آموزش اصولي براي نحوه ايجاد فهرست‌هاي موثر دريافت مي‌کنند. به ندرت اين مهارت در مدرسه آموزش داده مي‌شود. و زماني که اکثر ما وارد محل کار مي‌شويم، رويکردي ضعيف و نامؤثر را براي به انجام رساندن وظايف به کار مي‌گيريم.
ثانيا، بدون آموزش اصولي، احتمالا شما از شيوه‌ي مديريت وظيفه‌اي استفاده مي‌کنيد که توانايي‌تان در انجام کارها را از بين مي‌برد. ديمون زاهاريادس (Damon Zahariades) به آن «پارادوکس بازدهي» مي‌گويد.
بدون يک استراتژي اصولي براي مديريت کارها، روزهايمان به شدت از کنترل خارج مي‌شوند. همانطور که کارهاي با اولويت بالا از سررسيدشان مي‌گذرند، ميزان استرس‌مان فوق‌العاده افزايش مي‌يابد. در همين حال، جريان ثابتي از وظايف جديد از راه رسيده و خواستار توجه ما مي‌شوند. با رشد فهرست کارهايمان و عبور آن از نقطه‌اي که پيش‌بيني مي‌کرديم همه چيز را به انجام برسانيم، کم کم درچار سردرگمي مي‌شويم.
فرمول برنامه‌ريزي، کتاب کوتاهي است که طراحي شده تا به شما کمک کند در سريع‌ترين زمان ممکن شروع به کار کنيد. اين موضوع مهمي است. شما اين کتاب را مي‌خوانيد چون احساس مي‌کنيد زير کوهي از کارها، پروژه‌ها، و مسئوليت‌ها گير افتاده، و دفن شده‌ايد. سيستمي که قرار است نويسنده براي شما طرح کند، به شما نشان مي‌دهد چگونه دوباره کنترل روز کاريتان را به دست گرفته و از ديگران جلو بزنيد.
اين راهنماي عملي براي سرسري گرفتن و کنار گذاشته شدن نوشته نشده است. بلکه براي خوانده شدن و به کارگيري است. خبر خوب اين است که مطالب به نحوي نوشته و سازماندهي شدند که به سرعت قابل مطالعه باشند. همچنين مي‌توانيد فقط بخش‌هايي را که احساس مي‌کنيد براي شما اهميت دارند جهت مطالعه انتخاب کنيد.
در بخشي از کتاب فرمول برنامه‌ريزي مي‌خوانيد:
جذاب نيست ولي تعداد زيادي از مردم روي کارايي آن قسم مي‌خورند. واقعيت اين است که ايجاد فهرست کارهايتان بر روي کاغذ نقاط مثبت زيادي به همراد دارد.
اول، چيزي در نوشتن يک وظيفه وجود دارد که آن را در ذهن‌مان حک مي‌کند. با اين کار احتمال بيشتري وجود دارد که آن را به خاطر بسپاريم. همچنين بيشتر تمايل به انجام دادن آن داريم. تايپ کردن کلمه‌ها بر روي لپ‌تاپ يا تلفن‌تان چنين تاثيري ندارد.
اين موضوع يکي از دلايلي است که چرا توصيه کردم هدف‌هاي خود را بنويسيد (در بخش چطور از يک سيستم کارآمد نگهداري کنيم).
دوم، دفترچه يادداشت با روش ترجيحي شما در نوشتن کاملا سازگاري پيدا خواهد کرد. اين براي سازماندهي خطي، يعني قالبي که براي يک فهرست کارهاي عادي استفاده مي‌شود، بسيار خوب مي‌باشد. همچنين مي‌تواند براي نقشه‌کشي ذهني و شيوه‌هاي يادداشت‌برداري ديگر هم به کار گرفته شود.
سوم، مي‌توانيد از سروکله زدن با يک نرم‌افزار جديد هم اجتناب کنيد. احتمال دارد که اکنون هم از تعدادي اپليکيشن در طول روز استفاده مي‌کنيد، از پردازشگر‌هاي کلمه گرفته تا فايل‌هاي نمودار‌ها و جداول. هر کدام از آن‌ها پتانسيل خراب شدن، يا از بين بردن جريان کاري و حرکت شما را دارند.
اين نيمه‌ي تاريک وابستگي به نرم‌افزار است.
همچنين، استفاده از اپليکيشن‌هاي بر پايه‌ي رايانش ابري دسترسي همه روزه و همه ساعته را تضمين نمي‌کنند. چه اتفاقي مي‌افتد اگر سرور‌ها از کار بيافتند و يا حک شوند، يا به لپ‌تاپ يا موبايل خود دسترسي نداشته باشيد؟
فهرست مطالب
پيشگفتار
چه چيزي بايد دستاورد برنامه‌هايتان باشد؟
پارادوکس بازدهي: چگونه برنامه‌هايتان مانع موفقيت شما مي‌شوند
بخش اول: چرا فهرست کارهاي برنامه‌ريزي شده‌ي خود را به پايان نمي‌رسانيد؟
دليل 1: هدف برنامه‌ها را اشتباه متوجه شديد
دليل 2: در تعيين سررسيدها بي‌توجهي مي‌کنيد
دليل 3: برنامه‌هاي شما خيلي طولاني‌اند
دليل 4: برنامه‌هايتان تنوع بيش از اندازه‌اي دارند
دليل 5: به خودتان گزينه‌هاي خيلي زيادي مي‌دهيد
دليل 6: در اضافه کردن مفهوم براي هر کار بي‌توجهي مي‌کنيد
دليل 7: وظايف‌تان خيلي کلي تعريف شده‌اند
دليل 8: وظايف‌تان به اهداف مشخصي وصل نشده‌اند
برآورد کارايي برنامه‌ي شما: يک خودارزيابي
چگونه هيجانات منفي بازدهي شما را تضعيف مي‌کنند
بخش دوم: ده مورد از مشهورترين سيستم‌هاي برنامه‌ريزي
1) فهرست فراگير و کلي
2) فهرست «وظيفه + تاريخ شروع + سررسيد»
3) فهرست دوگانه‌ي کارها: فهرست اصلي کارها + فهرست روزانه‌ي کارها
4) استراتژي «2+3»
5) قانون 5-3-1
6) سيستم پروژه محور
7) رويکرد 3-MIT
8) روش کان بان
9) سيستم ماتريس
10) به انجام رساندن کارها (GTD)
به انجام رساندن کارها: آيا مؤثر است؟
بخش سوم: چگونه برنامه‌اي کامل ايجاد کنيم؟
قدم 1: وظايف فعلي را از وظايف آينده جدا کنيد
قدم 2: وظايف را با نتايج مورد علاقه تعريف کنيد
قدم 3: پروژه‌ها را به وظايف جداگانه تجزيه کنيد
قدم 4: براي هر وظيفه يک سررسيد تعيين کنيد
قدم 5: تعداد وظايف فعلي را به هفت عدد محدود کنيد
قدم 6: وظايف را طبق پروژه، نوع، يا موقعيت سازماندهي کنيد
قدم 7: فهرست‌تان را از وظايف غيرضروري هرس کنيد
قدم 8: مقدار زمان مورد نياز هر وظيفه را برآورد کنيد
قدم 9: هر وظيفه را با يک فعل معلوم مشخص کنيد
قدم 10: دقت کنيد که کدام وظايف نياز به داده‌هايي از طرف ديگران دارند
بخش چهارم: چگونه از يک سيستم برنامه‌ريزي با کارکرد درست نگهداري کنيد؟
توصيه 1: يک فهرست دسته‌بندي شده‌ي «کارهاي کوچک» نگه داريد
توصيه 2: مراقب احساس سردرگمي باشيد
توصيه 3: فهرست‌هايتان را طبق مفاد تعريف کنيد
توصيه 4: انجام مرورهاي هفتگي
توصيه 5: فهرست اهداف‌تان را بروزرساني کنيد
توصيه 6: بيش از حد درگير روش‌شناسي نشويد
توصيه 7: سيستمي را بسازيد و دنبال کنيد که براي شما کار مي‌کند
توصيه 8: ثبات داشته باشيد
اگر از واگن افتاديد چه کار کنيد؟
بخش پنجم: آنلاين يا آفلاين: کجا بايد برنامه‌هاي خود را ايجاد کنيد؟
دلايل بکارگيري قلم و کاغذ
دلايل آنلاين نگهداشتن برنامه‌هايتان
چگونه تقويم خود را با فهرست کارهايتان همگام کنيد
«فهرست کارهاي انجام شده» چيست (و آيا به آن نياز داريد)؟
چگونه يک «فهرست کارهاي انجام شده» ايجاد کنيد؟
سخنان آخر درباره‌ي ايجاد برنامه‌هاي مؤثر